Podczas wystawiania dużej liczby faktur, często ciężko jest kontrolować czy zostały one już opłacone czy wciąż widnieją jako do rozliczenia. Tutaj z pomocą przychodzi opcja windykowania dokumentów, jakie zostały wystawione za pośrednictwem naszego oprogramowania.
Każdy wystawiony dokument jest widoczny po kliknięciu w opcję „lista dokumentów”. Poza informacjami o wielkości sprzedaży, nazwach kontrahentów, dostępne są tam informacje o opłaceniu (oraz sposobie czy dacie) wystawionych faktur. Należy dokładnie pilnować tych informacji i w systemie zawsze dodawać adnotacje – w niektórych przypadkach, firmy które rozliczają się metodą kasową mają wręcz obowiązek dodawania tych informacji, by poprawnie rozliczyć się z podatków.
Aby windykować niezapłacone faktury, należy użyć opcji sortowania. Po prawej stronie znajduje się taka możliwość – status (dokumentu). Gdy przed oczami ukażą się dokumenty, które jeszcze widnieją jako niezapłacone, mogą Państwo przypomnieć o płatności, poprzez jedno kliknięcie myszką w odpowiednią ikonkę. Wtedy kontrahent otrzymuje wiadomość, że wciąż zalega z płatnością. Istnieje też opcja ponownej wysyłki bez informacji o przypomnieniu lub wydruk, klikając w ikonki przy odpowiedniej linii na liście nieopłaconych faktur – bez wątpienia ta opcja jest „przyjazna” przy pierwszym ponagleniu, szczególnie gdy sytuacja dotyczy stałego klienta.
Gdy już otrzymamy wpływ na konto bądź kontrahent zapłaci gotówką, po sortowaniu na liście, możemy jednym kliknięciem oznaczyć fakturę jako zapłaconą.
