W obrocie gospodarczym każdego dnia wystawianych jest wiele dokumentów różnych rodzajów.
Najpopularniejszym z nich jest faktura, jednak nie jest to jedyny dokument, który potwierdza zawarcie transakcji.
Często również spotykamy się z proformą, która sporządzona się ponadto w celu poinformowania klienta o cenie usługi lub towaru.
Dokument można wystawić, korzystając z programu do fakturowania faktury.pl.
Znajdziemy go w zakładce „Wystaw dokument”, podobnie jak rachunek, fakturę, korektę, zamówienia i inne.
Czy wiesz, czym jest proforma?
Wielu przedsiębiorców korzysta z tego dokumentu, jednak są tacy, którzy pomimo świadomości jego istnienia oraz możliwości zastosowania, nigdy wcześniej w ten sposób nie potwierdzali dokonania transakcji. Warto sobie więc wyjaśnić, czym właściwie jest proforma i kto może z niej skorzystać.
Proforma jest dokumentem, który wystawiamy w celu poinformowania kontrahenta o cenie towaru lub usługi, jak również jako zapowiedź faktury. Można w niej zawrzeć dane dotyczące transakcji i oferty. Należy jednak podkreślić, że faktura pro forma nie jest dowodem księgowym. Pomimo, że znajdują się w niej wszystkie te dane, które są obecne w fakturze, spełnia jedynie funkcję informacyjną. Przypomnijmy zatem, czym jest faktura, aby dostrzec różnice pomiędzy tymi dwoma dokumentami.
Faktura zgodnie z definicją, która została zamieszczona w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jest to dokument potwierdzający dokonanie transakcji, czyli zapłatę za towar lub usługę. Tutaj ważna informacja: wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego! W przypadku faktury pro formy obowiązek ten nie występuje. Oznacza to, że po jej wystawieniu konieczne jest sporządzenie właściwej faktury.
Pojęcie „pro forma” oznacza „dla formalności, dla zachowania pozorów, przyzwoitości”. Już sama definicja wskazuje na rolę oraz charakter tego dokumentu. To jedynie dokument handlowy, który nie wywołuje żadnych konsekwencji, nie podlega ewidencji ani na gruncie podatku dochodowego, ani na gruncie VAT oraz nie może stanowić podstawy do zapłaty VAT przez sprzedawcę, jak też jego odliczenia przez kontrahenta.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób proformę definiuje Minister Finansów.
„Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów - Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT”.
Teraz już wiesz, jaka jest różnica pomiędzy fakturą, a fakturą pro formą.
W jaki sposób wystawić fakturę pro formę w programie faktury.pl?
Jeżeli wystawiałeś już proformę w formie papierowe, to wiesz, jakie elementy powinna ona zawierać. W przypadku tego dokumentu w formie elektronicznej jest dokładnie tak samo, czyli muszą się na niej znaleźć takie same informacje.
Przypomnijmy więc, jak wygląda faktura proforma i czego nie może w niej zabraknąć:
daty wystawienia proformy
kolejnego numeru tego dokumentu
danych osobowych sprzedawcy i kontrahenta, czyli ich imion i nazwisk oraz adresów
daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów, w przypadku usługi - jej wykonania
daty wystawienia faktury
informacji o produkcie lub usłudze, czyli nazwy i jednostki miary oraz ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto
kwoty rabatów, o ile takie występują
stawki i kwoty podatku VAT
wartości sprzedaży brutto
kwota do zapłaty słownie.
O podanie tych informacji zostaniesz poproszony przy wystawianiu proformy w proframie do fakturowania faktury.pl.
Proforma znajduje się w zakładce „Wystaw dokument”. W przypadku wcześniejszego wprowadzenia danych kontrahenta do systemu, nie musisz ich ponownie uzupełniać. Wystarczy, że załadujesz dane swoje i dane nabywcy, które zostaną automatycznie uzupełnione. To znacznie przyśpiesza cały proces wystawiania faktury, skraca czas dopełniania formalności oraz jest dużym udogodnieniem dla sprzedawcy… dla nabywcy również! Dlaczego?
W przypadku proformy w formie elektronicznej może on ją otrzymać znacznie szybciej niż ma to miejsce przy dokumencie w formie papierowej. Po jego wystawieniu i zapisaniu w formacie PDF, wysyłamy fakturę pro formę do kontrahenta na podany przez niego adres e-mail. Czas oczekiwania jest krótszy, otrzymuje on ją natychmiast po wysłaniu. W ten sposób może on szybciej pozyskać informacje na temat produktu lub usługi, jak też ich ceny. Należy również wspomnieć o wygodzie i komforcie przechowywania dokumentów. Nie ma konieczności ich archiwizacji w biurze w segregatorach i teczkach, wszystkie dostępne są na dysku komputera.
Kiedy wystawiamy fakturę pro formę?
Proforma pomimo że nie może zostać ujęta w rejestrze sprzedaży i nie jest dowodem księgowym, warto zastanowić się nad jej wystawieniem, zanim nasz kontrahent otrzyma właściwą fakturę za zakupiony produkt lub usługę. Otóż, może ona stanowić zapowiedź przyszłej faktury bądź być jej wizualizacją. Bardzo często wysyłana jest ona do kontrahenta w celu przedstawienia mu oferty, a więc pozwala mu zapoznać się z danymi produktu lub usługi, jak też jego ceną. Może być także wezwaniem do zapłaty.
Dla wielu przedsiębiorców faktura proforma jest pewnego rodzaju zabezpieczeniem. Wymagają oni dokonania transakcji przed wystawieniem faktury właściwej. Należy jednak cały czas pamiętać, że nie jest ona dokumentem księgowym, co oznacza, iż nie zawsze kontrahenci zgodzą się na takie warunki. Niekiedy zdarza się, że proforma wystawiana jest nie na całą kwotę, a jedynie na jej część, opiewa zatem na zaliczkę na zlecenie.
