Kto pyta, nie błądzi, dlatego postanowiliśmy wyprzedzić Twoje pytania odnośnie efaktur i stworzyliśmy krótkie zestawienie najczęściej pojawiających się zapytań oraz wątpliwości.
Ma ono pomóc Ci poznać nie tylko nasz program faktury.pl, ale również zaznajomić Cię z podstawowymi zagadnieniami, które związane są z fakturą elektroniczną.
W każdej firmie faktura stanowi bardzo ważny dokument, który nie tylko potwierdza dokonanie sprzedaży i otrzymanie należytej zapłaty, ale też jest podstawą do rozliczenia podatkowego, a jednocześnie dowodem dla odpowiednich organów, że firma prowadzona jest zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym.
Co to jest efaktura?
Faktura elektroniczna jest fakturą wystawianą zgodnie zUstawą o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 , poz. 535 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad związanych z ich przechowywaniem i udostępniania organowi podatkowemu, jak również organowi kontroli skarbowej.
Dokument ten ma taką samą wartość, jak faktura w formie papierowej. Jest jednak sporządzana z wykorzystaniem odpowiedniego programu do wystawiania faktur, a następnie przechowywana na dysku komputera, a nie w biurze w segregatorach i teczkach.
To przede wszystkim wygodny, bezpłatny i nowoczesny odpowiednim faktury papierowej, która do niedawna stanowiła jeszcze jedyny dokument potwierdzający dokonanie transakcji, wydanie towaru i otrzymanie zapłaty za produkt. Efaktura powinna znaleźć się zarówno w dokumentacji sprzedawcy, jak również kupującego, dlatego należy ją przesłać do kontrahenta pod wskazany adres e-mail.
Jak wystawić pierwszą fakturę?
Aby wystawić pierwszą fakturę elektroniczną, konieczne jest zarejestrowanie się na stronie faktury.pl. Wystarczy podać adres e-mail oraz hasło, po czym zostaje założone nasze prywatne konto, do którego dostęp masz jedynie Ty i osoby, które do tego upoważnisz, np. pracownicy firmy.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych firmy. Dobrze to zrobić już na początku, co znacznie przyśpieszy dalsze generowanie dokumentów. Korzystać można z wielu wzorów różnych formularzy, które znajdują się w zakładce „Wystaw dokument".
Do dyspozycji użytkowników jest też moduł magazynu oraz Baza Kontrahentów, do której wprowadzamy ich dane, a następnie podczas wystawiania faktury czy też innego dokumentu zostaną one automatycznie uzupełnione bez konieczności ich ponownego wpisywania.
Czym się różni faktura w formie papierowej od elektronicznej?
Różnica polega jedynie na tym, że efaktura dostarczana jest do kontrahenta drogą mailową, a ta w formie papierowej wysyłana pocztą lub też doręczana osobiście. Obie mają tę samą wartość i można je przedstawić urzędowi skarbowemu i organom podatkowym do udokumentowania
poniesionych wydatków za usługi czy towary.
Czy klient musi posiadać podpis elektroniczny?
Nie jest to konieczne i wymagane. Kontrahent, który otrzymuje efakturę nie musi posiadać podpisu elektronicznego. Aby jednak można było mu ją dostarczyć, potrzebujemy jego adresu mailowego, a on musi na swoim urządzeniu posiadać bezpłatny program do przeglądania plików PDF. Zatem nawet w przypadku zmiany naszego sposoby wystawiania faktur z tradycyjnego na elektroniczny nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi obowiązkami po stronie nabywców towarów.
Jak przechowywać fakturę elektroniczną?
Archiwizacja dokumentów obowiązuje tak samo przy ich formie papierowej, jak też elektronicznej. Muszą być one przechowywane przez 5 lat, licząc od kolejnego roku po tym, w którym zostały wystawione. Obowiązujące regulacje prawne pozwalają na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, podobnie jak w formie papierowej.
Efaktury powinny być jednak przechowywane w taki sposób, aby można było szybko i łatwo je odszukać, a więc warto jest podzielić je odpowiednio na okresy rozliczeniowe. Trzeba również pamiętać o zapewnieniu autentyczności ich pochodzenia i ich czytelności. Muszą zostać w razie zaistnienia takiej potrzeby udostępnione organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
W przypadku otrzymywania efaktur i przechowywania ich w formie papierowej, czyli po ich wcześniejszym wydrukowaniu, konieczne jest udokumentowanie potwierdzające ich sposób otrzymania, może być to np. wydruk otrzymanej wiadomości e-mail.
Jakie dokumenty mogę wystawiać poprzez faktury.pl?
Wszystkie dokumenty, które można wystawić, korzystając z programu faktury.pl, dostępne są w zakładce „Wystaw Dokument". Są to:
Faktura VAT
Proforma
Faktura zaliczkowa
Faktura RR
Korekta
Nota korygująca
Rachunek
Paragon online
Dokument KP
Dokument KW
Dokument PZ
Dokument WZ
Nota księgowa
Dokumenty kosztowe
Nota obciążająca
Oferta handlowa
Zamówienie
Dokument reklamacji
Czy muszę za każdym razem wprowadzać dane kontrahenta?
Faktury.pl są programem, który został maksymalnie dostosowany do potrzeb współczesnego użytkowania. Wzbogacono go o funkcję „Baza Kontrahentów". Raz wprowadzone dane kontrahenta zostają zapisane w systemie i nie trzeba ich ponownie wprowadzać przy kolejnym wystawianiu efaktury. Dzięki temu oszczędzamy czas, a dokument jest gotowy już po kilku sekundach.
Przy wystawianiu dokumentu należy załadować dane kontrahenta, a system automatycznie je uzupełni.
Co oznacza moduł magazynu?
To kolejne udogodnienie programu. Jedno narzędzie pozwala nie tylko wystawiać faktury i inne dokumenty, ale też kontrolować stan magazynów, co jest niezwykle ważne w przypadku większych firm. Duża ilość towaru może w przypadku niedostatecznego monitoringu spowodować, że w przedsiębiorstwie zapanuje chaos.
Moduł magazynu to możliwość wzmożonej i jeszcze skuteczniejszej kontroli stanu magazynowego. Można dowolnie dodawać kolejne magazyny, wprowadzać ich adresy, a także pojemność i powierzchnie. Przy wystawianiu efektury automatycznie są pobierane dane o poszczególnych produktach, a stan magazynu w systemie zmieniany.
Faktury elektroniczne to sposób na porządek w Twojej firmie, a właściwie w dokumentacji, której często boją się przedsiębiorcy. Program pozwala na bezpieczne i szybkie wystawianie faktur, ich przechowywanie i zarządzanie magazynem.
