Zdarzyło Ci się zapomnieć o fakturze kosztowej nie zaksięgowałeś jej w miesiącu otrzymania dokumentu? Obawiasz się w związku z tym negatywnych konsekwencji podatkowych? Dowiedz się zatem, co możesz w takiej sytuacji zrobić. W większości przypadków sprawa nie jest taka poważna, jak zapewne Ci się wydaje.
Zdarzyło Ci się zapomnieć o fakturze kosztowej nie zaksięgowałeś jej w miesiącu otrzymania dokumentu? Obawiasz się w związku z tym negatywnych konsekwencji podatkowych? Dowiedz się zatem, co możesz w takiej sytuacji zrobić. W większości przypadków sprawa nie jest taka poważna, jak zapewne Ci się wydaje. Warto jednak mieć na uwadze to, że odrębne przepisy dotyczą księgowania na gruncie podatku VAT, a inne odnośnie rozliczania podatku PIT.
Rozliczanie odnalezionej faktury a VAT
Co do zasady podatek VAT powinien być rozliczony zgodnie z datą otrzymania faktury lub w dwóch następujących po sobie okresach rozliczeniowych. Oznacza to, że w zależności od wybranej formy podatkowej, przedsiębiorca może odliczyć VAT w kolejnych dwóch miesiącach lub kwartałach. Nie jest to natomiast możliwe, jeżeli faktura kosztowa nie znajdzie się jeszcze w jego posiadaniu. Co istotne, kosztymuszą obowiązkowo być poniesione w związku z ponoszonymi przez firmę przychodami.
Przykład: Pan Marcin otrzymał fakturę od firmy Drutex dnia 1 lipca 2018, jednak znalazł ją dopiero 25 sierpnia 2018. Nie został na szczęście przekroczony okres dwóch miesięcy, dlatego podatek może być odliczony razem z wydatkami z sierpnia.
Co jednak w przypadku, kiedy nie zostanie zachowany okres dwóch następujących po sobie okresów rozliczeniowych? Wówczas również istnieje pewne rozwiązanie. Polega ono na złożenie korekty zeznania za pomocą formularza VAT-7. Przedsiębiorca ma na to 5 lat, licząc od końca roku, w którym zakup został oddany do użytkowania.
Zapomniana faktura a PIT
Nieco bardziej skomplikowane są zasady księgowania zapomnianej faktury na gruncie prawa podatkowego PIT. W takim przypadku rozliczenie będzie uzależnione od tego, jaką przedsiębiorca stosuje formę rozliczania w Księdze Przychodów i Rozchodów. Jeżeli zdecydował się na uproszczoną formę (kasową), wówczas stoi przed koniecznością rozliczenia dochodów w miesiącu otrzymania faktury. Termin ten obowiązuje bez względu na to, czy poniesione koszty miały bezpośredni czy pośredni związek z uzyskanych przychodem.
Odmienna sytuacja ma miejsce w przypadku stosowania metody memoriałowej. Jeżeli firma zdecyduje się na jej stosowanie, wtedy rozliczenie powinno zostać dokonane w dacie otrzymania faktury (koszty pośrednie) lub do końca danego roku (koszty bezpośrednie – na przykład towary).
Przykład: Pani Maria odnalazła zagubioną fakturę po 3 miesiącach od jej otrzymania i zdecydowała się na metodę memoriałową. Koszty udokumentowane fakturą mają charakter bezpośredni. Pani Maria może zatem do końca roku podatkowego dokonać stosownego rozliczenia.
Co w przypadku, kiedy spóźnimy się z rozliczeniem?
Co jednak w sytuacji, kiedy przypomnimy sobie o zagubionej fakturze z minionego roku podatkowego? Wówczas konieczne będzie złożenie korekty złożonej deklaracji PIT i wskazanie faktu zagubienia dokumentu kosztowego jako przyczynę.
Nie zapominaj o fakturach kosztowych dzięki systemowi Faktury.pl
Oprogramowanie księgowe Faktury.pl pozwoli Ci rozliczać dokumenty zakupowe zawsze na czas. Jest to program pozwalający na czytelną ewidencję sprzedaży oraz generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych. Pozwoli Ci on błyskawicznie wprowadzać wszystkie otrzymane od kontrahentów dokumenty do systemu elektronicznego. Nie musisz samodzielnie przepisywać wszystkich danych z oryginalnej faktury – możesz automatycznie pobrać je z bazy przedsiębiorstw Głównego Urzędu Statystycznego. Oprogramowanie jest także wyposażone w funkcję zapisywania i wczytywania danych z poprzednich faktur – nazw produktów oraz danych kontrahentów. Aby w szybki sposób wprowadzić dokument kosztowy, warto skorzystać z opcji wczytania i podglądu faktury.
Dokumenty zakupowe mogą uwzględniać wszystkie dane liczbowe, takie jak kwoty i stawki podatku, rabaty, a także ceny brutto i netto zamówienia. Masz także możliwość ustawienia dowolnej waluty oraz wskazania wybranej jednostki miary. W przypadku mylnego wprowadzenia wartości liczbowych, zostaniesz o tym poinformowany przez system.
Faktury kosztowe tworzone w systemie Faktury.pl mogą uwzględniać w swojej treści wszelkie istotne daty, takie jak m.in. data wystawienia, data sprzedaży/wykonania usługi, termin płatności oraz data pokrycia należności. Po wprowadzeniu faktury do systemu, będziesz otrzymywać monity o upływającym terminie płatności. Dzięki temu nigdy nie będziesz musiał sobie zadawać pytania o to, jak księgować zapomnianą fakturę kosztową.
Opcje wyszukiwania faktur zakupowych oraz statystyki
Oprogramowanie Faktury.pl pozwala również na szybkie oraz intuicyjne wyszukiwanie dokumentów kosztowych z poziomu systemu. Listę kosztów możesz filtrować na podstawie różnych kryteriów, takich jak między innymi nazwa producenta, nazwa kontrahenta, NIP, kwota należności, data, status płatności, waluta czy kategoria wydatku. Warto ponadto korzystać z modułu statystyk, pozwalającego na bieżącą kontrolę poziomu wydatków firmy. Dane są obrazowane za pomocą interaktywnych wykresów, na podstawie kwot zakupów dokonanych każdego miesiąca.
