Jaki program do wystawiania faktur VAT wybrać?

Jaki program do wystawiania faktur VAT wybrać?
Powrót

Elektroniczne wystawianie faktury VAT

Elektroniczne wystawianie faktur to bez wątpienia znacznie lepsze pod wieloma względami rozwiązanie niż fakturowanie tradycyjne. Przede wszystkim w tym przypadku odpadają problemy związane z ewidencjonowaniem stosów faktur papierowych. Oszczędzamy miejsce w biurze i unikamy problemów z odnalezieniem odpowiednich faktur w razie konieczności ich przedstawienia podczas kontroli skarbowej. Faktury online można wystawić zdecydowanie szybciej i bez ryzyka popełnienia błędów. Poza tym rezygnacja z gromadzenia papierowej dokumentacji to krok w stronę ochrony środowiska naturalnego.

Elektroniczna faktura począwszy od 2015 roku jest prawnie traktowana na równi z tradycyjną fakturą papierową. Jeżeli tylko nasz klient wyraża zgodę na otrzymanie takiego dokumentu sprzedażowego, wtedy możemy przesłać mu FV na adres mailowy lub umożliwić jej pobranie bezpośrednio w systemie do wystawiania faktur. Na fakturze online powinny znaleźć się wszystkie informacje wymagane do wystawienia zwykłej faktury, z wyjątkiem podpisu – nie jest konieczne nawet elektroniczne podpisywanie dokumentu.

 

Czym powinien się cechować dobry program do wystawiania faktur VAT?

Zastanawiasz się nad tym, jaki program do wystawiania faktur VAT wybrać? W pierwszej kolejności zwróć uwagę na to, czy umożliwia on szybkie zamieszczenie na dokumencie wszystkich informacji wymaganych przez ustawodawcę. Należy do nich zaliczyć:

  • nagłówek o treści zawierającej słowo „faktura”, „faktura VAT”, „e-faktura” etc.,

  • unikalny numer faktury vat,

  • datę sporządzenia faktury,

  • datę realizacji zamówienia (dostarczenia towarów lub wykonania usługi),

  • ostateczny termin uregulowania należności,

  • nazwy produktów będących przedmiotem zamówienia,

  • jednostkę miary – np. sztuki, gramy, metry, litry etc.,

  • ilość produktów/usług,

  • ceny jednostkowe netto,

  • ceny jednostkowe brutto,

  • kwotę całkowitą brutto zamówienia,

  • stawkę i kwotę podatku VAT,

  • walutę,

  • stawki i kwoty ewentualnych rabatów i upustów.

Według ogólnie przyjętego zwyczaju, na fakturze VAT umieszcza się również informację odnośnie metody uregulowania płatności. W przypadku faktury elektronicznej jest to zazwyczaj przelew bankowy wraz ze wskazaniem numeru rachunku, na który pieniądze powinny zostać wysłane. Dobry program do wystawiania faktur powinien również stwarzać możliwość naniesienia dodatkowych uwag dla klienta. Mogą one dotyczyć między innymi sposobu i miejsca dostarczenia towarów, informacji dotyczącej bezpiecznego postępowania z produktem, opakowania, montażu etc.

Osoby samozatrudnione są poza tym zobowiązane do wpisywania w polu uwagi adnotacji dotyczącej liczby godzin poświęconych na realizację zamówienia. Taki obowiązek spoczywa na nich ze względu na zapisy ustawy o minimalnej stawce godzinowej.

Poznaj funkcjonalności programu Faktury.pl

System dostępny na stronie www.faktury.pl to jedno z najlepszych oprogramowań do wystawiania faktur VAT na rynku. Aby korzystać z jego pełnych możliwości, wystarczy dokonać rejestracji, po czym aktywować swoje konto. Otrzymamy dane do logowania, które pozwolą korzystać bezpłatnie z wszystkich opcji programu przez 30 dni. Aby wystawić fakturę VAT należy wybrać zakładkę „Wystaw dokument”, a następnie wskazać funkcję „Faktura”. System automatycznie dobierze format numeracji, niemniej łatwo można go dostosować po kliknięciu w symbol koła zębatego. Możemy wybrać m.in. wariant numer/rok/miesiąc, numer/rok/typ, numer/miesiąc/rok, numer/rok czy numer/rok/miesiąc/nazwa.

Oprogramowanie Faktury.pl daje nam pewność, że dokument będzie obejmował wszystkie dane, wymagane w prawie księgowym. W przypadku wprowadzenia nowych wytycznych, system zostanie odpowiednio zaktualizowany. Nie musimy wpisywać wszystkich informacji odręcznie, narażając się na błędy i stratę czasu. Wystarczy, że wpiszemy numer NIP kontrahenta i na tej podstawie zostaną uzupełnione dane jego firmy. Nie trzeba także za każdym razem wpisywać od nowa nazw produktów – zostaną one zapisane automatycznie po wystawieniu pierwszej faktury.

Mamy także możliwość wystawiania masowych faktur VAT, czyli przesyłanych jednocześnie do wielu klientów. Taka opcja jest niezwykle przydatna zwłaszcza wtedy, gdy rozliczamy się z kontrahentami w systemie abonamentowym.

Opcje automatycznego wyliczania wartości liczbowych

Korzystając z systemu Faktury.pl nie trzeba się obawiać o to, że przez własną nieuwagę popełnimy błędy w obliczeniu kwoty podatku VAT czy wartości brutto. System automatycznie wyliczy wszystkie wartości na podstawie wybranej stawki. Co istotne, możemy wskazywać dowolną kwotę podatku oraz dostosowywać walutę na fakturze. Poza tym istnieje możliwość przetłumaczenia faktury VAT na inny język.

Funkcje personalizacji dokumentu sprzedażowego

Przedsiębiorcy na pewno docenią także opcję dostosowania wyglądu faktury vat zgodnie z własnymi preferencjami. Można wybierać spośród wielu szablonów graficznych, a także dodawać stopkę oraz nagłówek do dokumentu. Poza tym istnieje możliwość dołączenia do dokumentu dowolnego pliku – np. ofertę handlową, rachunek, paragon czy formularz zamówienia. 

Dodaj komentarz
Podpis
Treść
Skomentuj